Al contratar una plataforma LMS para la gestión del aprendizaje, las preguntas que más importan para elegir proveedor son sobre propiedad y resguardo de datos, tiempos reales de implementación, capacidad de customización, medición de transferencia del aprendizaje y condiciones de migración si decides cambiar. En Open Latinoamérica, con más de 19 años implementando plataformas de formación corporativa en América Latina, una implementación estándar tarda 15 días y toda la data siempre pertenece al cliente.

A continuación, te compartimos estas preguntas que debes hacer antes de firmar para evitar pérdidas de información, costos ocultos y meses de reconfiguración.

En general, cuando uno implementa una plataforma educativa ya sea de formación corporativa o en una institución de educación debe quedar establecido a través de un contrato que todos los recursos utilizados en la implementación, en la ejecución, en el soporte y otros, son de absoluta propiedad de quien contrata, es decir, del cliente. La propiedad intelectual de los recursos que ahí están es del cliente, mientras que la propiedad intelectual de la creación de la plataforma academia o universidad corporativas pertenece al proveedor.

Para entender en qué condiciones se custodia la información que se carga en una plataforma LMS, es recomendable que intervenga el área de seguridad de la información de cada empresa, para saber cuáles son las políticas de resguardo que un determinado proveedor tiene. Lo anterior, fundamentalmente por la nueva Ley de Privacidad de Datos que rige en Chile desde el año 2026.

Los proveedores de LMS en general debieran respaldar la información tanto la data histórica o estadística como los recursos que proporciona un determinado cliente para que estos sean cargados y configurados en el LMS. También debiera quedar por escrito, en un NDA o en las políticas de resguardo y propiedad intelectual, cuál será el tratamiento de los datos una vez que la empresa cliente deje de trabajar con ese proveedor. Según las políticas de protección de datos, los proveedores deberíamos eliminar toda la información que un cliente nos proporcione.

Respecto de las buenas prácticas asociadas a este proceso, existen proveedores que tienen la gentileza de resguardar la información durante un período más allá del contratado: es decir, si el contrato por prestación de servicios termina en 2026, existen proveedores que tendrán la gentileza más no la obligación de resguardar la información durante un año más.

Con respecto al tratamiento y el resguardo de la información de los cursos, los SCORM, los videos, los MP4, las evaluaciones, las encuestas de satisfacción, los resultados de las evaluaciones y las estadísticas en general, estos recursos debieran ser respaldados ya sea mensual, bimensual, trimestral o semestralmente por parte del proveedor, como medida de protección y seguridad. Para esto, es recomendable que intervenga el área de seguridad de la información, quien vela porque esos procesos estén estructurados en un sistema de gestión de calidad y estén documentados en procedimientos que además cuentan con evidencia real.

La implementación de un LMS es relativa. Primero, depende de varios factores: el tamaño de la organización que desea implementar un LMS; si esa organización posee o no cursos ya hechos y, por lo tanto, requiere una migración; y si esa migración está referida a 10, 100 o 200 cursos en SCORM con sus evaluaciones, sus encuestas de satisfacción y sus resultados, caso en el que también se requerirá una migración de la data estadística. Si se requiere migración, esta deberá ser planificada de acuerdo con una carta Gantt.

En general, una implementación de una plataforma no debiera durar más de 10 o 15 días. Sin embargo, existe un proceso que llamaremos configuración que consiste básicamente en la carga o el trasvasije de toda la información y cursos que posee una empresa y que está queriendo migrar a otra plataforma LMS. Ese proceso dependerá de la cantidad de recursos y de la cantidad de data histórica que se desee migrar, y debiera durar entre 1 y 3 meses en líneas generales.

Si una empresa está partiendo, posee uno o dos cursos y está recién incorporándose al mundo de la academia de formación corporativa, este proceso no debiera tardar más de 15 días. Es decir, una plataforma LMS debiera quedar implementada en 10 o 15 días como máximo para quedar lista para su funcionamiento, independientemente de si se trata de una OTEC, un organismo que brinda capacitación, una consultora, un consultor experto en alguna materia que desea contar con un LMS para tener estudiantes, o una empresa privada o pública que está incorporando una plataforma de formación para capacitar a sus colaboradores internos, personal externo o lo que se conoce como Empresas de Servicios Transitorios (EST).

Existen plataformas LMS que se adaptan en un 100% a las necesidades de una empresa, independientemente de su tamaño o del sector industrial, público o institución de educación. Así como también existen otras plataformas, como Blackboard o Canvas, que son plataformas rígidas en donde el costo por customizarlas ya sea de manera gráfica o de manera funcional es altísimo. Sin embargo, la gran mayoría de las plataformas presentes en el mercado ofrece la posibilidad de ser customizadas en aspectos netamente gráficos y alinearlas con el manual de normas gráficas de una entidad.

Respecto de la customización o parametrización funcional es decir, si quisiera integrar una plataforma LMS con un ERP, centralizar información estadística, crear reportería a través de algún Business Intelligence, crear mallas curriculares, modificar familias de cargos, modificar o crear programas de formación, o permitir que una plataforma pueda soportar formación presencial, online asincrónico, online sincrónico, talleres internos o cualquier forma en la que se imparta algún tipo de formación o desarrollo de habilidades la incorporación de esas funcionalidades en una plataforma dependerá estrictamente de la capacidad informática y de desarrollo que posea un proveedor determinado.

Un ejemplo claro es cuando una empresa desea contar con un LMS y además desea incorporar o integrar un módulo de medición de transferencia, una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) o un sistema de gestión de evaluación del desempeño integrado en la misma plataforma. Este tipo de funcionalidades dependerán estrictamente del proveedor y de las capacidades informáticas que este posea no dependen estrictamente de la plataforma en sí.

Por lo tanto, una respuesta concreta a si una plataforma LMS se puede adaptar a las necesidades de una empresa o al revés está estrictamente relacionada con las capacidades del proveedor y con qué plataforma es la que la empresa desea incorporar.

Primero debemos mencionar que medir la transferencia de la capacitación al puesto de trabajo es un proceso complejo, muchas veces no creíble y difícil de demostrar.

Existen autores como Kirkpatrick que crearon el modelo de evaluación del impacto de la capacitación, que establece 5 niveles. El modelo en su nivel 4 permite determinar causalidad, es decir, demostrar que la causa de un aumento en las ventas o la disminución de la accidentabilidad se debió exclusivamente a la incorporación de procesos formativos en torno a esas materias. El nivel 5, por su parte, permite correlacionar inversión con el retorno de la misma a raíz de los resultados positivos que ésta buscaba, es decir, correlacionar inversión con retorno sobre esa inversión (ROI).

Ahora bien, para establecer una medición de la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo, existen formas de medir en el nivel 3 del mismo modelo que permiten demostrar, con cierto nivel de confianza, que el colaborador o la persona capacitada ha transferido al puesto de trabajo una determinada herramienta técnica o una determinada habilidad. Esto se hace a través de encuestas que se realizan inmediatamente ejecutada la capacitación; posteriormente se mide 2 o 3 meses después, y luego se vuelve a medir entre 3 y 6 meses después.

Esto nos permite generar una curva que nos permite visualizar si un proceso formativo está siendo adquirido por una persona y, por otro lado, en qué parte existe cierto conocimiento que se va perdiendo. De este modo, y a partir de estas 3 mediciones, podemos determinar con cierto nivel de confianza que muy posiblemente una persona ha transferido al puesto de trabajo ciertas habilidades, pero que posteriormente también requieren de un proceso de reentrenamiento para reforzar materias que pueden haberse olvidado.

Este proceso de transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo se realiza de manera digital, idealmente en una plataforma que cuente con este módulo, y se lleva a cabo a través de encuestas que realizan las jefaturas a las personas que dependen de su jerarquía.

Conoce más sobre el Modelo de evaluación de Donald Kirkpatrick

La verdad es que no se tiene pleno conocimiento, pues no es una herramienta comúnmente usada. Sin embargo, si una empresa que provee estos servicios tiene la capacidad de desarrollar o cuenta con un área de desarrollo informático, podrá implementar una encuesta de medición de transferencia a partir de un modelo que recoja la metodología de investigación, y a partir de este poder crear un sistema de encuestas que permita recoger evidencia empírica de la transferencia. Esta información, que es cuantitativa, podrá o deberá centralizarse en el módulo estadístico de la misma plataforma.

En rigor, todas las plataformas LMS de uso comercial poseen estándares internacionales. El mayor problema que se presenta es la migración de información de capacitación y de data estadística. La gran mayoría de las plataformas permite exportar la información de manera rápida y centralizada y, del mismo modo, la nueva plataforma tiene la capacidad de importar esa información de manera rápida y centralizada. Sin embargo, existen excepciones en las que se debe hacer este proceso uno a uno ya no masivo. Por lo tanto, es importante trabajar con plataformas que posean estándares internacionales y que los cursos desarrollados estén construidos bajo esos mismos estándares.

Al momento de migrar una plataforma LMS, un proveedor debiera poder apoyar esta gestión valorizarlo, por supuesto, en horas hombre y apoyar a quien fue su cliente para que este vuelva a implementar una plataforma de manera correcta, migrando toda la data estadística, las evaluaciones, los resultados de las evaluaciones, los resultados de las encuestas de satisfacción, así como también todo el contenido multimedia que este cliente proporcionó al proveedor. Esta es una buena práctica que en muchos casos no se realiza, y que permite al cliente realizar un proceso de transición fluido, transparente y de buena fe, con la ayuda de gente experta en la materia.

Nuestro consejo principal, y el fundamento por el cual creemos que un proveedor debe apoyar a un cliente que se cambia, es fundamentalmente porque muchas veces las plataformas que se eligen no funcionan del todo bien, y suele ocurrir que un cliente va y vuelve. En tanto, muchas veces esos cambios obedecen a temas presupuestarios; otras veces, a funcionalidades que esa plataforma no tenía. Eso le da tiempo al proveedor actual para establecer procesos de mejora continua y poder ofrecer un servicio acorde a lo que el cliente esperaba y que, finalmente, puede ser la razón por la cual se cambió. Por lo tanto, el proceso de apoyar a un cliente que se cambia de proveedor de plataforma debe ser un proceso fluido, abierto y transparente.

Por Antonio Miranda — CEO Open Latinoamérica

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